هدف از ایجاد مکاتبات اداری الکترونیکی چیست؟
پرواضح است که مکاتبات الکترونیک اداری در کشور اساساً برای محقق سازی دو اصل ایجاد و توسعه داده شده است و به سازمان‌ها و ارگان‌ها انگیزه استفاده از سامانه‌های الکترونیکی را می‌دهد و فواید و ارزش افزوده زیادی را به سازمان‌ها هدیه خواهند کرد.
1: ایجاد نظام اداری و سازمان بدون کاغذ (Paper less)
2: اصلاح فرآیندهای اشتباه و ایجاد فرآیندهای بهینه و پر اثر
سازمان بدون کاغذ چیست؟
به سازمان، شرکت یا ارگانی گفته می‌شود که فرایندهای مربوط مکاتبات اداری و فرآیندهای داخل مجموعه و یا ارتباطات اداری با بیرون را باواسطه سامانه‌های الکترونیکی انجام می‌دهد. درواقع بستر مکاتبات از حالت کاغذی به بستر الکترونیک تبدیل می‌شود و باگذشت زمان، رشد و توسعه سامانه و فرآیندهای سازمانی، کاغذ جای خود را به مکاتبات الکترونیک خواهد داد. با توجه به امکانات موجود و رشد پرسرعت در علم برنامه‌نویسی، در اتوماسیون‌های اداری این شبیه‌سازی امکان‌پذیر بوده و سازمان‌ها می‌توانند با یک برنامه‌ریزی دقیق و بافرهنگ سازی آن، کم‌کم به یک سازمان بدون کاغذ تبدیل شوند. به‌طور مثال سربرگ کاغذی به سربرگ الکترونیکی و ارسال نامه از حالت دستی به ارجاع الکترونیک تبدیل می‌شود، این‌یک مثال ساده از این تبدیل است و می‌توان این را به فرایندهای پیچیده‌تر بسط داد. واضح و مبرهن است که این حالت از مکاتبات در کنار برخی معایب، محاسن متعددی را به سازمان هدیه می‌کند که به‌تفصیل در بخش‌های دیگر همین کتاب بررسی خواهد شد. لازم به ذکر است تبدیل‌شدن به یک سازمان بدون کاغذ، یکجا و تنها با خرید یک اتوماسیون اداری انجام‌شدنی نیست و نیازمند برنامه‌ریزی، زمان‌بندی دقیق و مستلزم توسعه در این راستا هست.
منظور ازاصلاح فرآیندهای اشتباه و ایجاد فرآیندهای بهینه و پر اثر چیست؟
با توجه به این‌که بستر مکاتبات سنتی، مبتنی بر کاغذ است و انتقال، ایجاد، بایگانی، ثبت و دیگر فرآیندهای مربوط به نامه‌ها و مدارک، قابل کنترل نیست، سهواً یا عمداً درصد خطا و اشکالات به وجود آمده در مکاتبات کاغذی به‌مراتب زیاد بوده و به‌سختی قابل مدیریت و کنترل هست؛ اما با توجه به امکانات و قابلیت‌های تعبیه‌شده در اکثر سامانه‌های الکترونیکی این موارد قابل کنترل و مدیریت هست. با یک مثال ساده می‌توان به اهمیت این موضوع پی برد. در نگارش نامه‌های اداری نوشتن موضوع یا گیرنده نامه‌یک امر اجباری و لاینفک هست که این امر در مکاتبات کاغذی به دلایل متعدد، سهوی یا عمدی، امکان عدم رعایت آن زیاد خواهد بود و این مکاتبه با اشکال نگارشی مواجه خواهد کرد. درحالی‌که باقابلیت‌های نرم‌افزاری می‌توان ورود اطلاعات در گزینه‌های مذکور را به شکل اجباری طراحی کرد و تهیه‌کننده نامه مجبور به تکمیل و پیروی از قوانین موجود باشد تا از اشتباه ساده‌ی کاربری جلوگیری خواهد کند؛ بنابراین با یک تنظیم ساده‌ی نرم‌افزاری شما یک فرایند اشتباه در سیستم مکاتبات اداری را اصلاح‌کرده‌اید. این در حالی است که بسیاری ازاین‌دست فرآیندهای اشتباه در سیستم مکاتبات کاغذی که برخی از آن‌ها جبران‌ناپذیر هستند می‌توان یافت که تنها راه‌حل اصلاح آن‌ها نظام الکترونیکی هستند.
همچنین در کنار اصلاح فرآیندهای موجود سازمانی می‌توان از بستر سامانه‌های الکترونیکی برای ایجاد فرآیندهایی که تا قبل از این در سازمان وجود نداشته و یا به‌صورت سنتی و شفاهی انجام می‌شده است استفاده نمود. به‌طور مثال سازمانی را تصور کنید که تا قبل از ظهور اتوماسیون اداری در آن درخواست خدمات فناوری اطلاعات، یا درخواست وسیله نقلیه برای کارکنان خود را به‌صورت شفاهی و تلفنی به واحدهای مربوطه ارائه می‌کرده است و مشخصاً روال، نظارت و مدیریتی بر آن نبوده است. این در حالی است که با راه‌اندازی سامانه مکاتبات الکترونیک می‌توان این نیاز سازمانی را به شکل برگه‌ها و فرآیندهای الکترونیکی تحلیل، ساخت و پیاده‌سازی کرد و فرایند جدیدی را به روال‌های قبلی سازمان اضافه نمود. حتی در حالت پیشرفته‌تر، در برخی این سامانه‌ها قابلیت ایجاد زیرسیستم‌ها و فرآیندهای به‌مراتب پیچیده‌تری رادارند که موجب رشد و تعالی سازمان‌ها و شرکت‌ها خواهد شد.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری