مکاتبات اداری و لزوم استفاده آن در سازمان‌ها
شایسته است قبل از ورود به بحث اصلی این کتاب، به‌صورت مختصر با مفاهیم کلی مکاتبات اداری، مکاتبات اداری الکترونیک و نیاز به وجود آن در یک سازمان یا شرکت آشنا شویم. این آشنایی به ما این امکان را می‌دهد تا بتوانیم هر چه بهتر این تغییر نسل را درک و دو نسل از مکاتبات را در ترازوی مقایسه قرار دهیم.
اگر مکاتبات و ارتباطات اداری در یک سازمان یا شرکت را با سیستم خون‌رسانی در بدن انسان مقایسه کنیم به بی‌راهه نرفته‌ایم، زیرا همان‌گونه که وظیفه سیستم خون‌رسانی در بدن، تأمین حیات و اکسیژن‌رسانی به سرتاسر بدن انسان است، مکاتبات و ارتباطات اداری نیز تأمین‌کننده نظام اداری و نهایتاً بقای سازمان هست
از سوی دیگر، با توجه به اینکه مبنای ارتباطات و فرآیندهای سازمانی بر اساس انتقال اطلاعات، دستورها و گزارشات نهاده شده است، بهترین، ماندگارترین و قابل استنادترین روش ایجاد این ارتباط، ارتباط نوشتاری یا همان مکاتبات اداری است. سازمانی را فرض نمایید که همه شرح وظایف، دستورها، گزارشات در آن تنها به‌صورت گفتاری و شفاهی اتفاق می‌افتد، بله یک هرج‌ومرج، فراموشی، غیرقابل استناد بودن و صدها اشکال دیگر، خیلی زودتر از تصور سراغ آن سازمان یا شرکت خواهد رفت. در مقابل شاید نوشتار و مکاتبات اداری روش سخت‌تر و کند تری به نظر برسد، اما ارزش‌افزوده‌های بسیاری را ازجمله نظم اداری، مستندسازی دستورات و گزارشات، در دسترس‌پذیری، مدیریت دانش، ایجاد فرآیندهای سازمانی و صدها قابلیت ریز و درشت دیگر را که در این کتاب تشریح خواهد شد به آن سازمان هدیه خواهد کرد.
همچنین از نگاه دیگر، ارتباطات نوشتاری و مکاتبات اداری جدا از نیازهای داخل سازمانی ممکن است روزی به‌عنوان سند با اصالت و قابل استناد در دادگاه یا نظام حقوقی کشور شناخته شود و این نکته خود لزوم و نقش مکاتبات را در سازمان‌ها مستحکم می‌سازد. ماده 1284 قانون مدنی کشور در تعریف سند بیان می‌کند، سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. طبق این تعریف، دو عنصر «نوشته بودن» و «قابل استناد بودن در مقام دعوی و دفاع» از ارکان متشکله سند محسوب می‌شود.
فارغ از نقش نوشته، مکاتبات اداری و تاریخچه آن‌که بارها و تفسیر در کتب مختلف از آن بحث به میان آمده است، ما در ادامه این فصل با نیل به هدف اصلی کتاب، این نیاز سازمانی را در قالب و روش الکترونیکی و البته ابزار اصلی آن، اتوماسیون اداری بررسی کرده و به بحث و گفتگو خواهیم گذاشت.
مکاتبات اداری الکترونیک به همراه تاریخچه
با توجه به اینکه همگی از اهمیت مکاتبات اداری و نقش حائز اهمیت آن در سازمان‌ها، ارگان‌ها، بخش دولتی و خصوصی به‌عنوان شاهرگ نظام اداری مطلع هستیم و با توجه به گستردگی روزافزون استفاده از مکاتبات اداری و ارتباطات بین سازمانی و البته بهینه‌سازی ارتباط و پاسخ‌گویی به مشتریان و ارباب‌رجوع، تلاشی همه‌جانبه برای ارتقاء سطح کیفیت این فرایند انجام می‌شود، با ورود فنّاوری‌های جدید، شبکه‌های کامپیوتری و علم برنامه‌نویسی تحلیلگران بر آن شده‌اند که نظام اداری و مکاتبات و فرآیندهای سازمانی را با توجه به این پیشرفت‌ها به‌روز کنند. ازاین‌رو اتوماسیون‌ها و مکاتبات الکترونیک کم‌کم با ایجاد فرهنگ و البته ابزارهای جدید پا به این عرصه مهم گذاشته‌اند.
درواقع ظهور مکاتبات الکترونیک به ابتدای دهه 1960 برمی‌گردد که مؤسسه آی.بی.ام(IBM) وقتی‌که محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری(MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می‌توانست به‌صورت خودکار از روی حروف ضبط‌شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. اپراتور یک کارت با پوشش مخصوص در اندازه و شکل یک پانچ استاندارد آی بی ام در شکاف بالای دستگاه قرار می‌داد و ماشین‌تحریر متصل به‌طورمعمول تایپ می‌کرد.
کارت به‌عنوان یک دستگاه حافظه که در آن متن را در یک کد بر اساس نقاط مغناطیسی نوشته‌شده عمل می‌کرد و پس از آن‌که کد وارد شد، متن را می‌توان ویرایش و بازپخش کرد. در مقایسه با سیستم پردازش کلمه فعلی، این‌یکی بدوی اما بسیار کاربردی بود. این عملیات تایپ خودکار خیلی زود به سیستم‌های کوچک در ریزپردازنده‌ها تبدیل و تکامل‌های بعدی در این زمینه ایجاد و نیاز واقعی به تکامل زمانی به‌شدت احساس شد. طوری که طی دهه 1970 کارایی شرکت‌ها و کارخانه‌هایی که از اتوماسیون اداری استفاده می‌کردند در حدود 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی‌که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس مؤسسات را به این واداشت تا سیستم‌هایی به وجـــــود بیاورند که موجب افزایش بهره‌وری و کارایی دفاتر هم می‌شدند.
بعد از گذشت یک دهه و با پیشرفت در تولید پردازشگرها، پایگاه داده و تجهیزات رایانه‌ای و البته نیاز ارتباط بین مدیران و کارمندان، نزدیک‌ترین نسل به اتوماسیون‌های اداری که اکنون با آن‌ها آشنا هستیم طراحی و تولید شد و انقلاب جدیدی را در مکاتبات اداری و پیدایش اتوماسیون‌های پیشرفته کنونی به پا کرد.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون های اداری
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری