معایب مکاتبات اداری الکترونیکی
برای شناخت بهتر و البته مهاجرت موفق از مکاتبات کاغذی به مکاتبات الکترونیک، نیاز است تا در کنار محاسن، معایب این تغییر سازمانی نیز بررسی شده و در مقام مقایسه قرار گیرد. شناخت معایب مکاتبات الکترونیک و اتوماسیون‌های اداری موجب خواهد شد که متولیان امر بتوانند در مواجه با آنها عملکرد و حضور ذهن بهتری داشته و متناسب با به وجود آمدن این آگاهی تصمیمات و روش های بهینه ای را برای مهاجرت و تغییر فرهنگ سازمانی اتخاذ نمایند. در ادامه سعی بر آن شده است بدون تعصب به نکاتی که ممکن است به‌عنوان عیب درروش الکترونیک از آن یاد شود، نگاه کرده و مخاطبین را از معایب احتمالی مهاجرت به سامانه‌های مکاتبات الکترونیک آگاه سازیم. هر چند با نگاه و بررسی محاسنی که در فوق بدان اشاره‌شده می‌تواند دریافت که معایب روش الکترونیک در مقایسه با محاسن آن کاملا قابل چشم پوشی بوده و سازمان‌ها را به این تغییر ترغیب خواهد کرد.
در ادامه به 3 اشکال اصلی و البته دو سوال متداول اشاره‌شده است.
- وابستگی به سخت افزار ها و شبکه‌های کامپیوتری
- آرگونومی و مشکلات فیزیکی حاصل استفاده غیر اصولی از سیستم‌های الکترونیک
- کاهش امنیت
- آیا اتوماسیون‌های اداری منجر به بی کاری نیروی انسانی خواهد شد؟
- آیا هزینه راه‌اندازی سامانه مکاتبات الکترونیک به‌عنوان یک عیب شناخته می شوند؟
وابستگی به سخت افزار ها و شبکه‌های کامپیوتری
همان‌گونه که مکاتبات سنتی نیاز به تجهیزات اداری و قلم و کاغذ دارد، مکاتبات الکترونیک نیز نیازمند بستری برای نصب، راه‌اندازی و پیاده‌سازی نرم‌افزارها و اتوماسیون‌های دارد. بسته به نوع و تکنولوژی تولید این نرم‌افزارها بستر راه‌اندازی آن نیز ممکن است متفاوت باشد اما در اکثر آنها نیاز به سخت افزارها، سرویس دهنده ها، شبکه‌های کامپیوتری و برق امریست اجتناب ناپذیر است. تا زمانی که زیرساخت ها و پیش نیازهای فوق الذکر پایدار و فعال باشند، نرم‌افزارها و اتوماسیون‌های ادرای نیز دچار اشکال، توقف و خلل نخواهد شد. در نقطه مقابل درصورتی‌که هر یک از موارد فوق به هر علتی با مشکل مواجه شوند، مکاتبات یک سازمان نیز به علت نقص در سیستم‌ها دچار خلل، کندی و اشکال شده و درنتیجه عملکرد یک سازمان را با مشکل اساسی مواجه خواهد کرد. به این علت وابستگی اتوماسیون‌های اداری به سخت افزار ها، سرور ها، شبکه‌های کامپیوتری و برق را می‌توان بزرگ ترین اشکال این روش از مکاتبات اداری دانست.
البته که پیشرفت روزافزون تکنولوژی و وجود ابزارهای پیشرفته باعث شده است که اشکالات و چالش های این حوزه، به حداقل رسیده و سازمان‌ها با انتخاب روش ها و سخت‌افزارهای جدید با کمترین احتمال خطا و اشکال در شبکه‌های کامپیوتری، برق و سخت افزارها مواجه شوند، اما در جهت شفاف‌سازی و آشنایی بیشتر با این موضوع در ادامه به چند مثال و نمونه متداول اشاره‌شده است.
1: مشکلات مربوط به سرویس دهنده ها:
فارغ از تعاریف کلی و معنی سرویس دهنده در علوم کامپیوتر، در محدوده ی موضوع این کتاب، سرور یا سرویس دهنده، همان کامپیوتر های قدرتمند و پایداری هستند که نرم‌افزارها و اتوماسیون‌های اداری بر روی آن نصب و پیکربندی شده و وظیفه ی اصلی آن ارائه سرویس های نرم‌افزاری به تمام کاربران و البته انجام مکاتبات، برقراری ارتباطات ذخیره اطلاعات هست. پرواضح است که انجام مکاتبات اداری الکترونیک به همراه کیفیت، سرعت و پایداری آن کاملا به عملکرد سرویس دهنده ها بستگی داشته و عدم پایداری و مشکلات آن که خود شامل خاموشی سرور، آسیب های سخت‌افزاری، متوقف شدن سرویس های نرم‌افزاری، اشکالات و از کار افتادن سیستم عامل، وجود حملات سایبری، وجود ویروس ها و غیره است، موجب نقص در عملکرد سیستم مکاتبات اداری الکترونیک و درنتیجه خلل در عملکرد کلی سازمان خواهد شد.
اگر چه امروزه وجود تجهیزات و تکنولوژی های پیشرفته ای چون سرور های جایگزین و موازی، روش های مدرن ذخیره سازی اطلاعات، مجازی سازی سرورها، روش های نوین برای پشتیبان گیری و غیره، مواجه با چالش و نقص در سرویس دهنده ها را به حداقل رساند است، اما وابستگی بیش از حد سیستم‌ها و نرم‌افزارها به آن هنوز یکی از اشکلات و چالش های در پیش روی مکاتبات اداری الکترونیک به حساب می آید.
2: مشکلات و قطعی و خلل در شبکه‌های کامپیوتری
در پیاده‌سازی روش مکاتبات اداری الکترونیک پایداری شبکه‌های کامپیوتری در یک سازمان و گاها شبکه اینترنت به‌عنوان بستر ارتباط بین کاربران و سرویس دهنده، نیز از اهمیت خاصی برخوردار بوده و در صورت هر گونه اشکال یا قطعی در شبکه، سرویس دهی سامانه‌های الکترونیک نیز با مشکل و عدم فعالیت مواجه خواهند شد. مشکلات مربوط به شبکه‌های کامپیوتری شامل خرابی قطعات سخت‌افزاری مانند سوییچ، فایر وال ها، روتر ها، کابل و یا اشکالات در تنظیمات و عدم رعایت استاندارد ها در علوم شبکه‌های کامپیوتری می‌شود. بروز هر یک از اشکالات فوق و عدم وجود راهکار جایگزین می‌تواند مکاتبات اداری الکترونیک و نرم‌افزارهای مربوط به آن را دچار اختلال کرده و عملکرد سازمان را تحت تاثیر قرار دهد.
3: وابستگی به شبکه برق
وابستگی های مربوط به برق و قطعی برق خود جزء لاینفک مشکلات سیستم‌های الکترونیک و ازجمله اتوماسیون‌های اداری است، پرواضح است که در این بخش نیاز به توضیح اضافه و مازاد بر آن‌که همه مطلع هستیم نیست. البته همان‌طور که در بالا اشاره شد برای کاهش وابستگی و در جهت تأمین برق اضطراری در شبکه‌های سازمانی از فناوری نوینی مانند منبع تغذیه بدون وقفه (UPS) استفاده می‌شود و سازمان بخش‌های مهم شبکه و سامانه‌های الکترونیکی که سرویس دهی آن حیاتی است را به آن مجهز می‌سازد.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری