انواع اتوماسیون اداری از نگاه تکنولوژی تولید و طراحی (اتوماسیون‌های ویندوزی یا تحت وب؟)
جدا از تفاوت‌ها و امکانات مختلفی که در اتوماسیون‌های اداری تولیدشده وجود دارد، تکنولوژی، معماری و زبان برنامه‌نویسی، تنها شاخصه ویژه‌ای است که می‌توان اتوماسیون‌های اداری را بر اساس آن دسته‌بندی کرد. در ابتدا و در تولید نسل اول این سامانه‌ها، با توجه به سطح دانش و ابزارهای موجود برنامه‌نویسی، اتوماسیون‌های اداری تحت سیستم‌عامل ویندوز (windows Base)1 طراحی و تولید و روانه بازار شدند. ارائه چنین نرم‌افزارهایی در عصر خود در سازمان‌ها و در راستای ایجاد مکاتبات الکترونیک بسیار تأثیرگذار بود ولی رفته‌رفته با توجه به مواردی چون رشد سازمان‌ها، افزایش نیازهای سازمانی، محدودیت‌های موجود در اتوماسیون‌های تحت ویندوز، تکنولوژی‌های جدید برنامه‌نویسی، ورود دانش و ابزارهای برنامه‌نویسی تحت وب و غیره باعث شد که سازمان‌ها و شرکت‌های نرم‌افزاری وارد مرحله‌ی جدیدی از تولید شوند و نسل جدید، یعنی اتوماسیون‌های اداری تحت وب را طراحی و روانه بازار کنند.
درواقع این تغییر نسل، تحول بزرگی در عصر برنامه‌نویسی در دنیا بود و تولیدکنندگان اتوماسیون‌های اداری نیز به‌صورت اجتناب‌ناپذیر خود را در بین یکی از این دسته‌ها یعنی نرم‌افزاری‌های ویندوزی و یا نرم‌افزارهای تحت وب قرار می‌داده و پرواضح است به علت وجود دلایل بسیار زیاد که در ادامه بدان اشاره خواهیم کرد، انتخابی جز انتخاب تکنولوژی جدید و تولید اتوماسیون‌های اداری تحت وب نداشتند. در این بین برخی از شرکت‌ها و سازمان‌ها که در گذشته اتوماسیون‌های اداری تحت سیستم‌عامل ویندوز تولید کرده بودند، با بررسی، تحلیل و داشته‌های قبلی مجبور به مهاجرت از تکنولوژی ویندوزی به تکنولوژی تحت وب شدند؛ و طبیعتاً در این راستا نیز با دشواری‌هایی چون تبدیل کدهای قدیمی به کدهای جدید، ایجاد دانش برنامه‌نویسی تحت وب در تیم‌های تولید خود، ایجاد تیم‌های جدید با دانش و تخصص پشتیبانی نرم‌افزارهای تحت وب و بروزرسانی نسخ قدیمی ارائه شده به بازار مواجه بودند؛ و در نقطه مقابل، شرکت های نو ظهور یا تازه پا به این عرصه گذاشته، تصمیم بر تحلیل، تولید و طراحی اتوماسیون‌های اداری تحت وب، به صورتی که هسته نرم‌افزار نیز با تکنولوژی جدید برنامه‌نویسی شود، گرفتند.
تعریف و مفهوم اتوماسیون‌های تحت وب
اتوماسیون‌های تحت وب نرم‌افزارهایی هستند که بر روی بستر اینترانت یا اینترنت عرضه می‌شوند. یا به عبارتی دیگر نوع خاصی از نرم‌افزارهای کلاینت و سرور هستند که روش طراحی و توسعه آن‌ها نسبت به نرم‌افزارهای ویندوزی مدرن‌تر و تواناتر است، نرم‌افزار تحت وب روی کامپیوتر کلاینت نصب نمی‌شود و وابستگی به نصب نرم‌افزار یا پیش‌نیازی‌های سخت‌افزاری در ایستگاه‌های کاری ندارد، بلکه هسته اصلی نرم‌افزار بر روی سرور نصب و کاربر با استفاده از نرم‌افزارهای مرورگر مرسوم مانند (گوگل کروم، فایرفاکس، اپرا، اکسپلورر و...) به محیط آن دسترسی پیدا می‌کنند. در این معماری مفهوم دسترسی‌پذیری به اتوماسیون اداری، با مفهوم گستردگی معادل قرار می‌گیرد و رابطه مستقیم دارد، به این مفهوم که تا آنجایی که شبکه‌ی شما بزرگی داشته و گسترش پیدا کرده باشد، کاربران نیز به اتوماسیون اداری دسترسی خواهید داشت، خواه یک شبکه محلی (local) کوچک باشد خواه شبکه‌ای به گستردگی اینترنت. این برتری و این معماری خود فواید و محاسن بسیاری را در دل خود جا داده است که به‌صورت تفکیک شده و ساده در زیر آمده است.
برتری و فواید اتوماسیون‌های تحت وب
گستردگی و توزیع آسان
همان‌طور که در بالا اشاره شد شاید شاخص‌ترین خصوصیت اتوماسیون‌های اداری تحت وب مفهوم گستردگی و توزیع آسان است. نرم‌افزاری را تصور کنید که بر بستر شبکه سازمان شما پیاده‌سازی شده است و از طریق شبکه جهانی اینترنت هم دسترسی ایجادشده، خیلی ساده شما فقط کافی است به یکی از این دو شبکه متصل شوید و به‌واسطه‌ی یک مرورگر تمام امکانات کاربری خود ازجمله کارتابل، نامه‌ها، بایگانی‌ها و دیگر موارد را در اختیار بگیرید. این یعنی دسترسی در هر لحظه و در هر مکان و این خصوصیت نه‌تنها در اتوماسیون‌های اداری بلکه در پیشرفت تکنولوژی و ارتقاء سطح کسب‌وکارها در کل دنیا نقش به سزایی داشته است.
سازگاری یا عدم وابستگی به سیستم‌عامل و سخت‌افزار (Multiplatform):
اتوماسیون‌های تحت وب جهت استفاده و اجرا نیازی به نصب بر روی ایستگاه‌های کاری ندارند. درواقع یک نرم‌افزار تحت وب بر روی Web Server اجرا می‌شود و نتایج رویه‌های اجراشده بر روی مرورگر کاربر نمایش داده می‌شود. به این ترتیب زمان و مشقات نصب نسخه‌های مربوطه ایستگاه‌های کاری و همچنین وابستگی‌های سخت‌افزاری، از بین می‌رود. همچنین در خصوص سیستم‌عامل، این بدان معنی است که در هنگام کار با اتوماسیون‌های اداری تحت وب وابستگی به نوع سیستم‌عامل وجود ندارد، یعنی فارغ از اینکه کاربر از چه سیستم‌عامل یا دستگاهی (لپ‌تاپ، موبایل، رایانه شخصی و...) استفاده می‌کند، نرم‌افزار از طریق مرورگر قابل‌دسترسی و استفاده هست. خواه کاربر از سیستم‌عامل ویندوز استفاده کند خواه از لینوکس، مک یا حتی سیستم‌عامل‌های گوشی‌های هوشمند. بدین ترتیب کاربران می‌توانند تنها بااتصال به شبکه محلی یا اینترنت به کارتابل و اطلاعات خود دسترسی داشته و فعالیت‌های خود را مدیریت کنید.
عدم محدودیت زمانی و مکانی
سهولت و در دسترس بودن اتوماسیون‌های اداری تحت وب در حدی است که افراد می‌توانند در طول 24 ساعت شبانه‌روز و در 365 روز سال به نرم‌افزار تحت وب مورد نیازشان دسترسی داشته باشند، آن‌ها می‌توانند در هر نقطه‌ای از زمین (البته با توجه به مرزبندی شبکه مورداستفاده) از نرم‌افزار استفاده کنند. افراد می‌توانند با استفاده از رایانه شخصی خود و یا تب لت‌ها و گوشی‌های هوشمند، به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. به این ترتیب افراد دیگر به دفتر کار خود محدود نیستند.
جامعیت و بروزرسانی متمرکز
نصب اتوماسیون‌های اداری تحت وب و استفاده از یک پایگاه داده متمرکز این امکان را فراهم می‌کند که مدیریت و بروزرسانی بانک اطلاعاتی و نرم‌افزار به‌صورت متمرکز صورت پذیرد. در این حالت نگرانی از بابت اینکه آیا همه ایستگاه‌های کاری و کاربران از آخرین نسخه نرم‌افزار استفاده می‌کنند وجود ندارد. این در حالی است که در نسخه‌های ویندوزی این بروزرسانی و کنترل آخرین ورژن بایستی ایستگاه به ایستگاه و کاربربه‌کاربر با روش‌های مختلف صورت پذیرد. این امکان علاوه بر کیفیت عملکرد نرم‌افزار، سهولت در مدیریت و نگهداری اتوماسیون‌های اداری را برای واحدهای فنی سازمان‌ها فراهم خواهد ساخت.
مدیریت هزینه‌ها و صرفه‌جویی اقتصادی
شاید در نگاه اول هزینه تولید و راه‌اندازی اتوماسیون‌های اداری تحت وب زیاد به نظر برسد اما دلایلی وجود دارد که می‌توان با استناد به آن‌ها، ادعا کرد اتوماسیون‌های اداری تحت وب به‌طور کلی، قیمت تمام‌شده کمتری دارند. تأمین حداقل نیاز سخت‌افزاری و هزینه بروزرسانی و نگهداری سیستم‌های ویندوزی که وابسته به این موضوع هستند خود موجب افزایش قیمت تمام‌شده اتوماسیون‌های اداری ویندوزی می‌شوند، این در حالی است که در فناوری تحت وب تنها با راه‌اندازی، نصب و بروزرسانی بر روی سرور و بدون نیاز به کنترل تمام پیش‌نیازهای سخت‌افزاری هر ایستگاه کاری هزینه به‌مراتب کمتری به سازمان‌ها متحمل خواهد شد. شاید در نرم‌افزارهای ساده‌ای که نیاز به پردازش پیچیده و محدود به یک یا چند کاربر هستند (مانند نرم‌افزاری‌های طراحی)، روش ویندوزی بهینه‌تر و به‌صرفه‌تر باشد، اما به‌طور قطع در نرم‌افزاری‌های چون اتوماسیون اداری که تعداد کاربران آن‌ها ممکن است حتی به چند هزار کاربر هم برسد هرگز.
سرعت
سرعت در عملکرد هر سامانه اهمیت بسیار زیادی دارد، به‌خصوص نرم‌افزاری‌هایی چون اتوماسیون اداری که به سبب گسترش آن در کل سازمان، تعداد کاربران زیادی از آن استفاده مداوم دارند. اتوماسیون‌های اداری تحت ویندوز به دلیل وابستگی توأمان به پیکربندی ایستگاه‌های کاری، در سازمان‌هایی که تعداد کاربران زیادی دارند با افت شدید سرعت و یا حتی توقف مواجه هستند، این در حالی است که اتوماسیون‌های اداری تحت وب با خاصیت مقیاس‌پذیری که در خود دارند می‌توانند با توجه به رشد سازمانی و افزایش تعداد کاربران و تراکنش، در بخش منابع زیرساختی، همچون سرور، شبکه و تکنولوژی، توسعه و ارتقاء یابند و مشکل کندی در صورت افزایش کاربر و تراکنش را به این شکل جبران نمایند.
امنیت
در باب امنیت نرم‌افزار بسیار سخن هاست که ما به‌صورت مفصل در فصول آتی کتاب بدان می‌پردازیم. اگرچه امروزه انتقال داده‌ها از طریق شبکه و اینترنت مسئله نرم‌افزارهای تحت وب را با چالش اساسی مواجه کرده است، اما در قیاس اتوماسیون‌های اداری تحت وب و ویندوزی بایستی به چند نکته که در صورت رعایت استاندارد به‌عنوان یک برتری شناخته می‌شود اشاره نماییم. همان‌طور که می‌دانیم در اتوماسیون‌های اداری ویندوزی هم این انتقال داده‌ها در شبکه و با استاندارد متفاوت انجام می‌شود و این بدین معنی است که نرم‌افزارهای ویندوزی نیز با این مشکل مواجه هستند اما مواردی چون پروتکل‌های امنیتی مانند SSL، رمزگذاری کردن فایل‌ها در شبکه، انتقال امن VPN، روش‌های متنوع و بروز هویت شناسی، ذخیره داده‌ها به‌صورت متمرکز و غیره همه و همه باعث شده در قیاس این دو تکنولوژی، اتوماسیون‌های اداری تحت وب در امنیت نیز گوی سبقت را بربایند.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون سپنتا
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری