فواید و محاسن مکاتبات الکترونیک به همراه آمارها
در وصف فواید سامانه‌های الکترونیک و مقایسه آن با سیستم سنتی مکاتبات و فرآیندهای کاغذی، محققان و پژوهشگران موارد بسیاری را بررسی نموده که می‌توان این موارد را با جزییات تفسیر کرد اما در جهت شفاف‌سازی بهتر می‌توان این محاسن را به 7 دسته‌ی کلی تقسیم و با ذکر مثال‌های واقعی توضیح داد.
1: افزایش سرعت در مکاتبات
2: افزایش دقت در مکاتبات
3: صرفه‌جویی در هزینه‌ها
4: امنیت
5: ارتقاء سطح علمی منابع انسانی و سازمان
6: حفظ محیط‌زیست و کاهش آلاینده‌های زیست‌محیطی
7: پدیده دورکاری
افزایش سرعت در مکاتبات:
واضح و مبرهن است که با توجه به قابلیت‌های موجود در نرم‌افزارها و خودکار کردن بخش زیادی از فرایند مکاتبات و حذف بسیاری از واسطه‌ها سرعت در تهیه نامه، ارجاعات، پاسخ‌گویی، جستجوی نامه و مشاهده سوابق نامه‌ها، ثبت در دفاتر و غیره در مقایسه با مکاتبه کاغذی به‌مراتب بیشتر و قابل ملاحظه هست. به‌طور مثال در سیستم کاغذی حتی برای ارسال نامه‌ی درون‌سازمانی نیاز به نیروی انسانی و نامه‌بر هست درصورتی‌که در سیستم الکترونیکی تنها با کلیک کردن بر روی گزینه‌ها و در کوتاه‌ترین زمان ممکن نامه در کارپوشه مخاطب قرار می‌گیرد یا از سوی دیگر مراجعه به آرشیو نامه‌های کاغذی نیازمند حضور فیزیکی به محل بایگانی هست درحالی‌که در سیستم الکترونیکی تنها با یک جستجوی ساده می‌توان به نامه یا زونکن موردنظر دست‌یافت. یک مدرک در بایگانی در بهترین حالت که به‌صورت تلفنی ا ز بایگان پرسیده شود و نیاز به مراجعه‌ی حضوری یا ارسال پیک نباشد حدود 5 دقیقه وقت از بایگان و حداقل ۳ تا 10 دقیقه از درخواست‌کننده می‌گیرد ولی در سامانه‌ها و مکاتبات الکترونیک، این زمان به کمتر از ۳ دقیقه کاهش می‌یابد و خود درخواست‌کننده، می‌تواند نه‌تنها مدارکی را که به‌خوبی بایگانی‌شده‌اند، بلکه مدارکی را هم که اصلاً بایگانی نشده‌اند و درروش دستی، یافتن آن‌ها بسیار زمان‌گیر است یا حتی در برخی مواقع، در عمل، هزینه‌ی یافتن آن‌ها توجیه ندارد را نیز جستجو نماید. این جستجو می‌تواند در دبیرخانه‌ها، بایگانی‌ها، بایگانی شخصی، ارجاعات و ... انجام‌شده و سرعت در مکاتبات و دسترسی به مستندات را به حداکثر برساند.
در نگاه دیگر به‌واسطه‌ی سامانه‌های تحت وب، دسترسی به نامه‌ها و اسناد موجود در کارپوشه الکترونیک از هر مکان فیزیکی از طریق اینترنت یا اینترانت مقدور هست و وابستگی کارمندان به مکان و زمان را کم و به حداقل می‌رساند. حذف عوامل انسانی در گردش مکاتبات و نامه‌ها و فرم‌های سازمانی خود باعث افزایش سرعت و انجام اقدام موردنظر توسط سیستم به‌جای واسطه‌ی انسانی می‌شود. به‌طور مثال در روال‌های سنتی و کاغذی، تسویه‌حساب دانشجویی نیاز به حضور دانشجو در تک‌تک واحدها و مراحل (حسابداری، امور وام، کتابخانه، امور دانشجویی و...) دارد، یا برای محاسبات عددی ورقمی نیاز به عوام انسانی در هر بخش داشته که این خود مشمول زمان زیادی خواهد شد. درصورتی‌که در سامانه‌های الکترونیک این روال و نیاز سازمان می‌تواند با ایجاد یک فرم و فرایند الکترونیکی، با محاسبه و گردش فرم به‌صورت خودکار و بدون واسطه انجام شود، فلذا زمان گردش و محاسبات در مقایسه با گردش و محاسبات فرم‌های کاغذی و روش سنتی قابل قیاس نبوده و به‌مراتب سریع‌تر فرآیند تسویه‌حساب دانشجویی انجام خواهد شد.
در زیر به برخی امکانات و شاخصه‌های که باعث افزایش سرعت و چابکی در مکاتبات اداری الکترونیک در مقایسه با سیستم‌های سنتی می‌شود، اشاره‌شده است.
- در دسترس‌پذیری نرم‌افزارهای تحت وب و عدم محدودیت مکانی و زمانی برای دسترسی به منابع
- حذف واسطه‌ها و عوامل انسانی در گردش مکاتبات مانند نامه‌بر، بایگان و غیره
- جلوگیری از خطاهای سهوی یا عمدی در نرم‌افزارها، درنتیجه جلوگیری از دوباره‌کاری
- خودکار کردن بخش‌هایی از فرآیندها و گردش مکاتبات، مانند، شماره کردن خودکار فرم‌ها، بایگانی خودکار و...
- امکان مانیتورینگ و نظارت بر عملکرد کارکنان و سازمان و درنتیجه رفع گلوگاه‌ها و مشکلات گردش مکاتبات
- امکان تعریف فرآیندهای خودکار و هوشمند، درنتیجه کاهش زمان عملیاتی برای انجام فعالیت‌ها
- قابلیت جستجو بر روی تمامی منابع و دسترسی سریع‌تر به نامه‌ها و اسناد
- کاهش مراجعات حضوری به واحدهای مختلف سازمان ازجمله دبیرخانه
- وجود همیشگی سوابق نامه‌ها و مستندات و جلوگیری از حذف سهوی یا عمدی آن
- قابلیت محاسبه خودکار اعداد و داده‌ها با فرمول‌های پیش‌فرض بر روی فرم‌های مالی و غیره
- امکان ارتباط مستقیم و الکترونیک با ابزارهای ارتباط بین سازمانی مانند فکس، ایمیل و پیامک
- کاهش تعداد و دفعات پرینت و اسکن کردن مدارک، درنتیجه کاهش زمان در این بخش
- قابلیت بایگانی مدارک بر اساس کد و نام و درنتیجه دسترسی سریع‌تر
- امکان ایجاد دستورات، پیش‌نویس‌ها، پاراف‌ها به‌صورت پیش‌فرض و جلوگیری از تولید هر باره و تکراری آن توسط کاربران
- امکان ایجاد زنجیره مدارک در بین مدارک جاری و سوابق آن، درنتیجه جستجو و دسترسی سریع‌تر به آن
- و ده ها امکان دیگر
در باب بهینه‌سازی سرعت مکاتبات الکترونیک می‌توان ساعت‌ها به بحث و گفتگو نشست و محاسن آن را با جزییات بیشتر مورد بررسی قرارداد که در ادامه این کتاب به برخی دیگر اشاره خواهد شد.
افزایش دقت در مکاتبات
از بزرگ‌ترین دغدغه‌ی مدیران و مسئولین اداری در سازمان‌ها می‌توان به‌دقت پایین در مکاتبات کاغذی، نحوه‌ی پیگیری کردن نامه‌ها و برگه‌ها، بایگانی‌های پیچیده، عدم اعمال قوانین اداری، عدم کنترل در مکاتبات اشاره کرد. ازاین‌رو تنها را حل برای برطرف کردن این معضل، سیستمی‌کردن مکاتبات به‌واسطه‌ی نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری است. به‌طور مثال یک نامه در دبیرخانه پس از ثبت در حالت کاغذی و ارسال به واحد مربوطه به‌سختی قابل پیگیری هست و علت فیزیکی بودن آن، برای رهگیری مجبور به دنبال کردن نامه از این اتاق به آن اتاق رفتن مواجه هستیم. درصورتی‌که نامه ما در سامانه‌های الکترونیک و نرم‌افزارها ثبت و ارجاع شده باشد باقابلیت‌های چون جستجو، مشاهده گردش نامه و بایگانی آن، مسئولین دبیرخانه بدون نیاز به حضور فیزیکی ارباب‌رجوع یا صاحب نامه، مقصد نامه و وضعیت نامه را با ریزترین جزئیات از قبیل زمان دریافت، دریافت‌کننده، تاریخ مشاهده، دستورات بر روی نامه، محل بایگانی و ... به استحضار آن‌ها می‌رسانند. در مثال دیگر با اجرای محدودیت‌های باواسطه‌ی امکانات نرم‌افزاری می‌توان از خطاهای کاربری که به‌صورت سهواً یا عمداً ایجاد می‌شود جلوگیری کرد. قوانین و محدودیت‌هایی چون تکمیل اجباری قسمت‌های مهم در فرم‌های سازمانی و نامه‌ها، ایجاد بایگانی‌های خودکار، اجبار بر رعایت سلسله‌مراتب، یکسان‌سازی اطلاعات‌پایه‌ی سازمانی و تولید پیش‌نویس‌های مورد تائید و دیگر موارد.
در زیر به برخی امکانات و شاخصه‌های که باعث دقت و نظم در مکاتبات اداری الکترونیک در مقایسه با سیستم‌های سنتی می‌شود، اشاره‌شده است.
- ایجاد محدودیت‌های نرم‌افزاری ازجمله اجبار برای تکمیل بخش‌های مهم و حیاتی نامه‌ها و فرم‌های سازمانی
- تعیین قوانین نگارشی و کنترل سیستمی آن مطابق با آیین‌نامه مکاتبات اداری سازمان
- امکان ایجاد قوانین دبیرخانه‌ای و اندیکاتوری جامع و معتبر در سازمان
- تعیین حدود دسترسی کاربران به منابع و جلوگیری از اشتباهات کاربری
- مشاهده گردش و مانیتور کردن مکاتبات اداری به همراه جزئیات ارجاعات و اقدام نامه‌ها
- ایجاد بانک اطلاعاتی معتبر از داده‌های پایه و جلوگیری از استفاده و ورود اطلاعات سلیقه‌ای
- ایجاد قوانین چگونگی ارجاعات و رعایت سلسله‌مراتب سازمانی
- امکان تعریف فرآیندهای استاندارد و خودکار، جهت جلوگیری از تصمیم عوامل انسانی برای گردش برگه‌ها و نامه‌ها که ممکن است با خطا و اشتباه انجام شود
- و ده ها امکان دیگر
حال با مطالعه عناوین و مثال‌های فوق و با یک مقایسه ساده می‌توان به نقش سامانه‌ها و نرم‌افزارهای الکترونیک در ایجاد نظم و دقت در مکاتبات اداری پی برد، تا جایی که نبود آن را حداقل در سازمان و شرکت‌های متوسط و بزرگ نمی‌توان متصور شد.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری