توانایی پوشش حجم و تراکنش‌های زیاد
یک اتوماسیون اداری کارآمد باید توانمندی آن را داشته باشد که در صورت رشد و توسعه سیستم حجم بالایی از اطلاعات را بدون خلل در عملکرد اصلی و سرعت سیستم پوشش دهد. با اشاره به این موضوع که نسل جدید اتوماسیون‌های اداری تنها قرار نیست در محدودی دبیرخانه و نامه‌ها به کار خود در سازمان ادامه دهند و قطعاً به‌مرورزمان توسعه پیدا خواهند کرد، بسیار پراهمیت است که در طراحی و معماری نرم‌افزار حتماً رشد و توسعه اطلاعات و مدیریت آن دیده و اجرا شود.
اتوماسیون‌های اداری در بخش‌های زیر مشمول این رشد و توسعه خواهند شد:
1: تعداد کاربران معرفی‌شده در سامانه
در کنار سازمان‌های بزرگ که ابتدابه‌ساکن دارای تعداد بسیار زیاد کاربر در اتوماسیون خود هستند و از ابتدای راه‌اندازی اتوماسیون این موضوع بسیار برایشان پراهمیت است، سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط نیز با توجه به توسعه تجارت خود و البته گذر زمان ممکن است نیاز به افزودن تعداد کاربر و حساب کاربری در اتوماسیون اداری خود را داشته باشند. درصورتی‌که اتوماسیون اداری ازنظر معماری استانداردها و البته پیش‌نیازهای موردنظر را در نظر نگرفته باشد، با افزایش تعداد کاربران احتمال زیاد با مشکلاتی و خلل‌های چون کاهش سرعت یا عملکرد ناقص در سامانه مواجه خواهد شد. جالب‌توجه است که بدانیم در حال حاضر در کشور سازمان‌هایی تنها با 5 کاربر، صنایع ای با چند هزار کاربر و حتی سازمان‌هایی با چند ده هزار کاربر در حال استفاده از اتوماسیون‌های اداری هستند و این آمار خود به‌تنهایی اهمیت این موضوع را نشان می‌دهد.
2: تعداد کاربران هم‌زمان در سامانه
در کنار تعداد کاربرانی معرفی‌شده در اتوماسیون اداری و به نسبت افزایش آن تعداد کاربرانی که به‌صورت هم‌زمان در سامانه فعالیت می‌کنند نیز افزایش میابد و بر عملکرد سیستم تأثیر مستقیمی خواهد گذاشت. ازنقطه‌نظر فنی تأثیر تعداد کاربران هم‌زمان بر روی عملکرد اتوماسیون اداری بسیار زیادتر از تعداد کاربران معرفی‌شده به سیستم است. درواقع با افزایش تعداد کاربران هم‌زمان تعداد تراکنش‌های هم‌زمان در شبکه، سرور، پایگاه داده و نرم‌افزار نیز افزایش پیدا خواهد کرد و یک اتوماسیون اداری کارآمد می‌بایست در تحلیل و طراحی خود این مهم را در نظر گرفته باشد تا درصورت رشد یک سازمان با مشکل مواجه نشود.
قابل توجه است که ازنظر معماری شبکه‌های اجتماعی تحت وب بسیار شبیه به اتوماسیون‌های اداری تحت وب می‌باشند. این در حالی است که شبکه‌های اجتماعی مطرح در دنیا در حال حاضر بیش از میلیون‌ها کاربر هم‌زمان را پوشش می‌دهند و این به این معنی است که با رعایت استانداردهای و البته پیش‌نیازهای سخت‌افزاری متناسب اتوماسیون‌های اداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند.
3: حجم فایل‌های ذخیره‌شده
به‌مرور زمان و با رشد سازمان‌ها، حجم فایل‌های که در بستر اتوماسیون اداری و سرور ذخیره می‌شوند نیز بیشتر و بیشتر خواهد شد، تصاویر اسکن شده توسط کاربران و دبیرخانه، فایل‌های پیوست، فکس‌ها و ایمیل‌های دریافتی، خروجی گزارش‌ها و نامه‌ها و فایل‌های سیستمی به‌مرور افزایش پیدا خواهند کرد و این افزایش حجم و رشد اطلاعات نباید در عملکرد اتوماسیون‌های اداری تأثیر منفی بگذارد. کندی از شاخص‌ترین مشکلات به وجود آمده در اتوماسیون‌هایی است که این رشد اطلاعات و حجم فایل‌ها را در معماری خود در نظر نگرفته‌اند.
4: اطلاعات ذخیره‌شده در پایگاه داده
در کنار افزایش حجم فایل‌ها به‌مرورزمان و با افزایش سن نرم‌افزار در یک سازمان، افزایش کاربران، افزایش تعداد فرم‌ها و فرآیندهای الکترونیک، حجم و تعداد اطلاعات ذخیره‌شده در جداول و پایگاه داده نیز افزایش پیدا خواهد کرد، سازمانی را تصور کنید که به‌مرورزمان و طی سال‌ها تعداد نامه‌های ثبت‌شده آن از مرز یک‌میلیون رکورد در پایگاه داده گذشته است، یک‌میلیون رکورد که خود به‌واسطه ارجاعات درون‌سازمانی مجبور به ثبت چندین میلیون ردیف از اطلاعات نامه و ارجاعات است. پرواضح است درصورتی‌که استانداردهای لازم در پایگاه داده و معماری نرم‌افزار رعایت نشده باشد، این سامانه در بخش‌های مختلفی ازجمله جستجوی اطلاعات، سرعت و راندمان سیستم به مشکل خواهد خورد.
5: افزایش فرم و فرآیندهای الکترونیک
همان‌طور که در بخش‌های قبلی توضیح داده شد اتوماسیون‌های اداری پیشرفته کنونی فعالیت خود را در سازمان‌ها به نامه‌های داخلی و وارده و صادره ختم نخواهند کرد و به‌مرورزمان در بخش‌هایی چون فرم‌ها، فرآیندها و گزارشات سازمانی توسعه خواهند یافت، ازاین‌رو در بخش بررسی اتوماسیون‌ها عملکرد سامانه از این وجه نیز می‌بایست مورد بررسی و مشاهده قرار گیرد، زیرا تعداد تراکنش‌های هم‌زمان بر روی یک اتوماسیون اداری علاوه بر تعداد کاربر بسیار وابسته به تعداد فرم‌ها و فرآیندهای جاری یک سازمان می‌باشد. یک اتوماسیون اداری کارآمد باید ازنظر زیرساخت و معماری نرم‌افزار و پایگاه داده توان پوشش و مدیریت تعداد تراکنش زیاد و هم‌زمان را داشته باشد.
شاید این سؤال پیش آید که اشاره به موارد فوق تنها طرح مسئله است اما جواب شفاف برای چگونگی بررسی و راهکار برای جلوگیری از انتخاب‌های نامناسب در این خصوص چیست؟ شاید در دیگر پارامترهای انتخاب یک اتوماسیون اداری کارآمد بتوان با جلسات، توضیحات و بررسی مستندات به آن‌ها پی برد، ولی برای بررسی میزان آمادگی یک اتوماسیون اداری در پوشش حجم بالای اطلاعات و تراکنش‌ها سه روش کارآمد و عملیاتی وجود دارد.
- بررسی رعایت استانداردها در معماری نرم‌افزار
- بازدید و استعلام از عملکرد اتوماسیون موردنظر در سازمان‌های بزرگ، با حجم و سن استفاده مناسب و مشابه با سازمان شما.
- بررسی لیست مشتریان شرکت پیمانکار و توجه به مشتریان مشابه، هم‌اندازه و بزرگ
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون سپنتا
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری
اتوماسیون اداری فرزین – آی کن