معایب مکاتبات اداری الکترونیکی
آرگونومی و مشکلات فیزیکی حاصل پیاده‌سازی نرم‌افزارها و مکاتبات اداری الکترونیک
وجود سیستم‌های کامپیوتری و الکترونیکی در کنار مزایا و محاسن فراوانی که در سال های اخیر ایجاد کرده است همواره و مطابق با هر فناوری دیگر تبعات منفی را نیز همراه داشته است که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به هشدار های پزشکی حاصل نشستن ممتد پشت میز کار، کار زیاد با کامپیوتر و رشد روزافزون نرم‌افزارهای سازمانی اشاره کرد. ساعت‌ها بدون تحرک نشتن پشت میز کامپیوتر و خیره شدن به صفحه نمایشگر در کنار روش های غلط استفاده از تجهیزت کامپیوتری و محیط های نا مناسب کار همه و همه حامل ایجاد ضایعات جسمی همچون سردرد، کمر درد، انحراف ستون فقرات، کیست مچ دست، ضایعات چشم و غیره هست. در کنار کارمندان یا کسانی که شغلشان به‌صورت روزمره با کامپیوتر و چنین تجهیزاتی است، اسفتاده های شخصی از سیستم‌های الکترونیک و اینترنت و افزایش زمان استفاده نیز مزید بر علت شده است. طبیعاتا پیاده‌سازی مکاتبات الکترونیک در سازمان‌ها و شرکت‌ها میزان استفاده کارکنان را از کامپیوتر ها و تجهیزات کامپیوتری افزایش داده و ازاین‌رو کارشناسان یکی از معایب روش انجام مکاتبات به شکل الکترونیک و استقرار نرم‌افزارهای اتوماسیون‌های اداری را امکان ایجاد مشکلات پزشکی در بین کارمندان می دانند. البته به دلیل جدی بودن این مشکل در جامعه جهانی، علوم مرتبط با ارگونومی دخیل شده و با ارائه استانداردها و روش های مناسب سعی بر طراحی درست و مناسب مشاغل، تجهیزات و محیط کار، بالارفتن سطح ایمنی، بهداشت و تطبیق محیط کار با کارمندان کرده تا بتواند از بروز مشکلات ناشی از ورود کامپیوتر، نرم‌افزارها و اینترنت و شبکه‌های اجتماعی به زندگی بشری جلوگیری نماید.
امنیت و آسیب های احتمالی
همزمان با ورود کامپیوتر، شبکه‌های کامپیوتری، سامانه ای الکترونیکی و اینترنت، بحث امنیت اطلاعات هم دستخوش تغییرات اساسی شده و مفاهیم جدیدی از حفظ و نگهداری اطلاعات در سازمان‌ها ایجاد شده. به‌طور مثال مفاهیمی چون هک و هکر ها، بد افزار ها، باج گیر ها، سطوح دسترسی و محرمانگی، امنیت در لایه شبکه و سخت افزار، امینت در لایه نرم افزار، نام کاربری و پسورد، رمز نگاری اطلاعات، همه و همه باعث شده است که عموما فضای موجود را نا امن و شکننده جلوه دهد. ازاین‌رو برخی از کارشناسان یا منتقدین سامانه‌های الکترونیک یکی از معایب اتوماسیون‌های اداری را امنیت نامناسب و وجود همین فضای شکننده می دانند.
همان‌طور که در همین فصل از کتاب در بخش فواید مکاتبات اداری به روش الکترونیک اشاره شد، امنیت در فضای سایبری کاملا نسبی است که در صورت رعایت موارد مختلف و افزایش لایه های امنیتی به‌عنوان یک حسن و در صورت عدم رعایت استاندارد ها به‌عنوان یک عیب بزرگ شناخته خواهد شد.
این در حالی است که رعایت موارد امنیتی در روال‌های سنتی مکاتبات اداری بسیار سخت‌تر و البته بدون ابزار بوده و هستند، به‌طور مثال دسترسی به نامه‌های بایگانی شده کاغدی نسبت به دسترسی به نامه‌های بایگانی شده الکترونیک به‌مراتب ساده تر هستند، درواقع بعد گذر کردن از درب واحد بایگانی فیزیکی، افراد کاملا به نامه‌ها با هر لایه محرمانگی دسترسی خواهد داشت، این درحالی است که برای دسترسی به مدارک الکترونیک، نیاز به رد شدن از درب های زیادی چون فایروال‌های سخت‌افزاری، لایه های امنیت نرم‌افزاری، پسورد، مجوزهای دسترسی، طبقه بندی محرمانگی دارد تا بتواند به یک سری از اطلاعات دسترسی پیدا کرد.
در کنار دسترسی ها، آسیب های فیزیکی به مدارک، نامه‌ها و مستندات خود نیز از عوامل امنیت به شمار می‌آیند و احتمال آسیب های فیزیکی همچون سرقت، آتش سوزی و خرابی بسیار محتمل تر از شرایط نگهداری به‌صورت الکترونیک هست.
ازاین رو و به سادگی می بایست اشاره کرد که درصورتی‌که متولیان راه‌اندازی سامانه‌های الکترونیک به مولفه های تاثیرگذار در خصوص امنیت توجه و استاندارد های لازم را در این خصوص رعایت کنند، امنیت به‌عنوان یک حسن و برتری و در صورت عدم اهتمام به این موارد، به‌عنوان یک عیب بزرگ شناخته خواهد شد.
شایان ذکر است در خصوص جزییات و مولفه های امنیت در نرم‌افزارهای اتوماسیون ادرای به تفسیر در فصل پنجم از همین کتاب صحبت شده است.
آیا اتوماسیون به بی کاری نیروی انسانی منجر می‌شود؟
برخی از کارشناسان، پیشرفت فناوری و پیاده‌سازی اتوماسیون‌های اداری را باعث بیکاری کارمندان و تعدیل منابع انسانی در سازمان‌ها و شرکت‌ها می دانند و در یک جمله معروف و ساده، معتقد هستند که ماشین ها جای انسان‌ها را خواهند گرفت و این اتفاق را یکی از معایت اتوماسیون‌های اداری می شمارند. شاید در نگاه اول این نظریه زیاد هم دور از ذهن نباشد ولی تنها با چند مثال ساده می‌توان این موضوع را کاملا رد کرد و نه‌تنها اتوماسیون‌های اداری را باعث بیکاری منابع انسانی ندانست بلکه از آن به‌عنوان ارتقاء دهنده سطح دانش فنی و جایگاه سازمانی کارمندان یاد کرد.
تقریبا حدود نیم قرن از وجود دستگاه های خود پرداز در دنیا می گذرد ولی جالب است که تعداد کارمندان بانک در امریکا تقریبا دو برابر شده است، درواقع وجود دستگاه های خودپراز در بانک ها تعداد کارمندان را تا یک سوم کاهش و از طرفی تعداد شعبه ها را به میزان 40 درصد افزایش می‌دهد و درکنار توسعه زیر ساختی مسئولیت کارمندان تغییر خواهد کرد. درواقع کارمندان به‌جای کارهای ساده بانکی از قبیل دریافت و پرداخت وجه به کارهایی با مهارت بیشتر، تخصص و کیفیت بهتر مشغول به کار خواهند شد. خیلی ساده دستگاه های خودپرداز در بانک ها نه‌تنها منجر به بیکاری کارمندان نشده‌اند بلکه توانسته اند با وجود فناوری های جدید، جایگاه های شغلی و کارمندانی به‌مراتب با تخصص تر تربیت نماید.
در محدوده ی کتاب و در پاسخ به سوال فوق، می‌توان اینگونه بیان کرد که وجود اتوماسیون‌های اداری و استفاده از روش الکترونیک برای انجام مکاتبات ادرای، درواقع شکل کار و طریقه گردش نامه‌ها، فرم‌های ادرای و یا فرآیندهای سازمانی را از شکل سنتی و کاغذی به شکل مدرن و بدون کاغذ تبدیل خواهند کرد و درنتیجه شغل های ساده و بدون نیاز به مهارت را به شغل هایی با تخصص و مهارت بالاتر تبدیل خواهند کرد. به‌طور مثال کارمند دبیرخانه می‌تواند با فراگیری مهارت های اولیه تبدیل به کارمند دبیرخانه الکترونیک شود و یا حتی شغل های ساده ای چون نامه‌بر با فراگیری مهارت های لازم، نقشی در ثبت یا بایگانی نامه‌ها به‌صورت الکترونیک بازی کند. در حالت سخت گیرانه تر درصورتی‌که کارمندان نتوانند خود را با مدل ها و فناوری های جدید تطبیق بدهند از کار برکنار و جای خود را به یک نیروی کار متخصص تر و فعال تر با مهارت های به‌مراتب بیشتر خواهد داد و این خود موجب رشد سازمانی و بهره‌وری بیشتر سازمان خواهد شد. درواقع با وجود نرم‌افزارها و اتوماسیون‌های اداری، نه‌تنها شغل ها از بین نخواهد رفت بلکه در نگاه کلی کسب و کار، سطح دانش و مهارت منابع انسانی سازمان ارتقا بخشیده شده و درنتیجه بهره‌وری و بازدهی بیشتری را موجب خواهد شد.
در جدول زیر به شکل ساده چند جایگاه سازمانی در قبل و بعد از پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در یک سازمان مقایسه شده و مهارت ها کسب شده به علت آن نیز به اختصار آورده شده است.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری