امکانات و قابلیت ایجاد یک سازمان الکترونیک را داشته باشند

بار ها در این کتاب اشاره‌شده است که اتوماسیون‌های اداری پای خود را از یک نرم‌افزار دبیرخانه الکترونیک و پوشش نامه‌ها و حذف نامه‌های کاغذی فراتر گذاشته‌اند و هدف والای آن‌ها ایجاد فرآیندها، ارتباطات و روال‌های الکترونیک سازمانی و حتی بین سازمانی است. بله ایجاد یک سازمان الکترونیک که نه‌تنها در بخش ‌نامه‌ها کاغذ را حذف کرده بلکه بتواند فرم‌های سازمانی، فرآیندهای سازمانی، آمار و گزارشات سازمانی و حتی روال‌هایی که تا قبل از آن به حالت کاغذی نبوده‌اند را نیز ایجاد و الکترونیکی نماید. پرواضح است نرم‌افزاری کارآمد و پیشرفته نامیده می‌شود که به‌واسطه‌ی امکانات و قابلیت‌های خود بتواند سازمان را به یک سازمان الکترونیک و بدون کاغذ تبدیل کند.

اتوماسیون اداری را فرض کنید که در مرحله راه‌اندازی و ایجاد فرآیندهای مربوط به دبیرخانه و نامه‌ها بسیار خوب عمل کرده است ولی در آینده و با رشد سازمان نیاز دارد که فرم‌هایی مثل فرم‌ها اداری چون مأموریت، فرم‌های فنی مثل فرم درخواست خدمات، فرم‌های مالی مثل درخواست خرید و ... را در خود الکترونیکی کند ولی نرم‌افزار جاری امکان و موتور فرم ساز نداشته و توان ساخت فرم‌های الکترونیک را ندارد. بله به همین سادگی سازمان به مشکل توسعه اتوماسیون اداری و البته شکل‌گیری سامانه‌های جزیره‌ای مواجه خواهد شد. درصورتی‌که وجود ماژول فرم ساز از ساده‌ترین‌ها و لازم‌ترین امکانات یک اتوماسیون اداری کارآمد به‌حساب می‌آید و بایستی امکاناتی که به تفسیر در فصل بعد آمده است را داشته و در مراحل بررسی حتماً از وجود و کیفیت آن‌ها مطمئن شد.

عدم نیاز یا حداقل وابستگی به نرم‌افزار جانبی

از دیگر از شاخصه‌های یک اتوماسیون اداری کارآمد این است که به دیگر نرم‌افزارهای جانبی وابستگی نداشته و یا حداقل وابستگی را داشته باشد، این موضوع شاید در نگاه اول زیاد حائز اهمیت نباشد ولی در عمل و در زمان استقرار، پشتیبانی، رفع اشکالات سیستمی و با توسعه، اهمیت خود را بیشتر نشان خواهد داد. برای ملموس شدن این موضوع کافی است دو اتوماسیون اداری را با این تفاوت در بخش‌های مختلف با یکدیگر مقایسه کنیم، اتوماسیون اداری شماره یک بدون وابستگی به نرم‌افزارهای جانبی و اتوماسیون شماره دو با وابستگی زیاد به نرم‌افزارهای جانبی. در اتوماسیون اداری شماره دو برای مشاهده تصاویر اسکن شده با پسوند tif، نیاز به نصب افزونه‌های مثل tiff viewer بر روی هر کلاینت به‌صورت مستقل وجود دارد، درصورتی‌که در اتوماسیون شماره یک این قابلیت به‌صورت درون سیستمی طراحی‌شده و نیاز به نصب نرم‌افزار مستقل بر روی ایستگاه‌های کاری ندارد. در اتوماسیون اداری شماره دو برای تایپ و تهیه نامه‌ها نیاز به افزودن افزونه‌ای چون Microsoft Word به مرورگر هست ولی در اتوماسیون اداری شماره یک محیط متنی و ویرایشگر نوشته‌شده است و در هر مرورگر به‌صورت کامل برگزاری شده و وابستگی به ورژن یا حتی نصب بودن یا نبودن Microsoft Word بر روی ایستگاه کاری را به صفر می‌رساند. این مثال‌ها را می‌توان در قسمت‌هایی چون وابستگی به درایور اسکنر، ارتباط با ایمیل‌های سازمانی و ... نیز بسط داد.

این خصوصیت از اتوماسیون اداری شماره یک ارزش‌افزوده‌ای را به‌طور خلاصه و به شرح زیر برای سازمان ایجاد خواهد کرد:

• عدم نیاز به نصب نرم‌افزارهای جانبی به‌صورت ایستگاه به ایستگاه و مدیریت زمان
• دسترسی کامل و باکیفیت کاربران از هر دستگاه و ایستگاه کاری جدید (تبلت، لپ‌تاپ)
• عدم نیاز به نصب و نرم‌افزارهای پیش‌نیاز بعد از تغییر سیستم‌عامل ایستگاه‌های کاری
• یکسان‌سازی محتویات تولیدشده در اتوماسیون اداری فارغ از ورژن نرم‌افزارهای جانبی
• تعمیر، نگهداری و راه‌اندازی مجدد آسان و سریع در ایستگاه‌های کاری
• عدم نیاز به تهیه لیسانس نرم‌افزارهای جانبی در صورت رعایت حق کپی‌رایت

کمترین وابستگی به تنظیمات کلاینتی و مرورگر

اگر چه با تکنولوژی‌های امروزی این امکان برای سازمان‌ها وجود دارد که ایستگاه‌های کاری و مرورگرهایشان را به‌صورت دست جمعی و از طریق نرم‌افزارها یا سرویس‌های چون active Directory کنترل و تنظیم کنند اما بهینه‌تر این است که سازمان‌ها وابسته به تغییرات یا تنظیماتی در محیط مرورگر و سیستم‌عامل ایستگاه‌های کاری نداشته باشند، درواقع یکی از شاخص‌ترین برتری‌های اتوماسیون‌های اداری تحت وب نسبت به اتوماسیون‌های اداری ویندوزی این بوده است که تنها به‌واسطه یک مرورگر و بدون نیاز به تنظیمات خاصی بتوان از سامانه با بهترین کیفیت استفاده کرد، حال اگر نرم‌افزار تحت وب نیز تنظیمات مرورگر و سیستم‌عامل را نیاز داشته باشد، درواقع ازنظر کیفی و فنی خود را به نسل نرم‌افزارهای ویندوزی نزدیک کرده و رقابت را به اتوماسیون‌های که این وابستگی را ندارند خواهد باخت. تنظیماتی چون تنظیم خاص زبان سیستم‌عامل و تنظیمات امنیتی در مرورگرها و غیره.

هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن

نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون سپنتا

لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری

اتوماسیون اداری فرزین – آی کن