تعریف و عملکرد
دستگاه فکس سنتی:
دستگاه فکس سنتی یا فکس آنالوگ، دستگاهی است که برای ارسال و دریافت اسناد از طریق خطوط تلفن طراحی شده است. این دستگاهها معمولاً از کاغذ و جوهر استفاده میکنند و برای ارسال یک سند، کاربر باید سند را در دستگاه قرار دهد و شماره گیری کند. پس از ارسال، سند به صورت کپی روی کاغذ در دستگاه گیرنده چاپ میشود.
نرم افزار فکس الکترونیک:
فکس الکترونیک یا فکس دیجیتال، فرآیند ارسال و دریافت اسناد را از طریق اینترنت یا شبکه های دیجیتال انجام می دهد. این نوع فکس به کاربران این امکان را میدهد که اسناد را به صورت فایلهای دیجیتال مانند PDF ارسال کنند و نیازی به کاغذ یا جوهر ندارند. فکس الکترونیک معمولاً از نرم افزارهای مخصوصی بهره می برد که به کاربران اجازه میدهد تا اسناد را مستقیماً از کامپیوتر یا دستگاههای موبایل خود ارسال کنند.
با پیشرفت فناوری و دیجیتالی شدن فرآیندهای اداری، استفاده از دستگاههای فکس سنتی به تدریج جای خود را به نرم افزارهای فکس الکترونیک داده است. در اینجا به بررسی تفاوتهای اصلی بین این دو روش میپردازیم:
- 1. هزینه های عملیاتی:
- دستگاه فکس سنتی: شامل هزینه های خرید دستگاه، کاغذ، جوهر و نگهداری است. همچنین هزینه های مربوط به خطوط تلفن نیز باید در نظر گرفته شود.
- نرم افزار فکس الکترونیک: نیاز به هزینه های کمتری دارد و در مدت زمان کوتاهی بازگشت سرمایه چشمگیری را برای سازمان ها فراهم می کنند.
- 2. سرعت و کارایی:
- دستگاه فکس سنتی: ارسال و دریافت فکس ممکن است زمانبر باشد و در صورت بروز مشکلاتی مانند قطع خط تلفن یا کاغذ، ممکن است فرآیند مختل شود.
- نرم افزار فکس الکترونیک: امکان ارسال و دریافت فکسها به صورت فوری و بدون وقفه را فراهم میکند. همچنین میتوان فکسها را از هر مکانی که به اینترنت دسترسی دارید ارسال کرد.
- 3. مدیریت و آرشیو:
- دستگاه فکس سنتی: نگهداری فکسهای دریافتی و ارسالی به صورت کاغذی میتواند دشوار باشد و فضای زیادی را اشغال کند.
- نرمافزار فکس الکترونیک: امکان ذخیره سازی و آرشیو دیجیتال فکس ها را فراهم میکند که دسترسی به آنها را آسان تر میکند. همچنین میتوان آنها را به راحتی جستجو و مرتب کرد.
- 4. امکانات اضافی:
- دستگاه فکس سنتی: معمولاً امکانات محدودی دارد و تنها قادر به ارسال و دریافت فکس است.
- نرم افزار فکس الکترونیک: اغلب امکانات بیشتری مانند ارسال گروهی، پیگیری وضعیت ارسال، و قابلیت ادغام با سایر نرم افزارها را ارائه میدهد.
اتصال فکس الکترونیک به اتوماسیون اداری
۱. تعریف اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری به مجموعهای از فناوریها و نرمافزارها اشاره دارد که برای تسهیل و بهینهسازی فرآیندهای اداری و کسبوکارها طراحی شدهاند. این سیستمها میتوانند شامل نرمافزارهای مدیریت مستندات، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و نرمافزارهای حسابداری باشند.
۲. مزایای اتصال فکس الکترونیک به اتوماسیون اداری
- بهبود کارایی وفرآیندها: با اتصال نرم افزار فکس به اتوماسیون اداری ، فرآیندها تسهیل شده و زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم تر فراهم میشود. همچنین میتواند فرآیندهای ارسال و دریافت فکس را خودکار کند، به طوری که کاربران نیازی به انجام کارهای دستی نداشته باشند. این امر باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری میشود.
- مدیریت بهتر مستندات: اسناد ارسالی و دریافتی به راحتی در سیستم های مدیریت مستندات ذخیره میشوند و دسترسی به آنها آسانتر است.
- کاهش خطاها: اتوماسیون فرآیند ارسال و دریافت فکسها، احتمال خطاهای انسانی را کاهش میدهد.
- ارتباط بهتر با مشتریان: با استفاده از نرمافزارهای اتوماسیون، سازمانها میتوانند ارتباطات خود را با مشتریان بهبود بخشند و پاسخگویی سریعتری داشته باشند.
- گزارش دهی و تحلیل داده ها: با استفاده از اتوماسیون فرزین، میتوان به راحتی گزارش هایی از فعالیتهای فکس ایجاد کرد و تحلیلهای لازم را انجام داد. این اطلاعات میتواند در تصمیم گیری های مدیریتی کمک کننده باشدو با جمع آوری داده های مربوط به ارسال و دریافت فکسها، سازمانها میتوانند الگوها و روندها را شناسایی کرده و تصمیمات بهتری بگیرند.
- افزایش امنیت اطلاعات: ارتباط بین نرم افزار فکس الکترونیک و اتوماسیون فرزین میتواند امنیت اطلاعات را افزایش دهد. اطلاعات حساس به صورت دیجیتال منتقل شده و از خطرات مربوط به ارسال کاغذی جلوگیری میشود.
یکپارچگی نرم افزار فکس الکترونیک سپنتا با اتوماسیون اداری و استاندارد BPMS آی کن :
این نرم افزار به خوبی قادر خواهد بود مدیریت ارسال و دریافت فکسها را به عهده گرفته ارتباط لازم را با دبیرخانه و کارتابل اتوماسیون ادراری فرزین را متفاوت و بهینه انجام دهد یکی از نکات قابل توجه این نرم افزار استفاده از سخت افزاری متفاوت و مبتنی بر شبکه با عدم تمرکز جغرافیایی که امکانات بیشتری را در اختیار مشتریان قرار خواهد داد. یکپارچگی این سامانه با اتوماسیون اداری فرزین و ارسال و دریافت مستقیم فکس از طریق دبیرخانه و کارتابل ها ، ضمن سرعت بخشیدن به عمیات دریافت و ارسال نامه های وارده و صادره برتری های زیر را برای سازمان به ارمغان خواهد آورد.
- عدم نیاز به آموزش مجدد کاربران ، زیرا اقدامات از طریق محیط اتوماسیون اداری صورت می پذیرد
- امکان ثبت وارده فکس های دریافتی به صورت مستقیم در دبیرخانه سازمان
- امکان ارسال فکس های دریافتی از طریق سیستم پیام اتوماسیون اداری برای کاربران
- قابلیت اعطا دسترسی های مختلف به کاربران و گروه های کاربری و تفکیک دبیرخانه ها و خطوط فکس
- وجود امنیت مستقل و همچنین بر پایه اتوماسیون اداری
- امکان ارسال نامه های صادره به صورت مستقیم ، گروهی و بدون نیاز به نرم افزار های واسط
- استفاده از قالب چاپ های تعریف شده در اتوماسیون برای فکس
- قابلییت استفاده از شماره تلفن های ذخیره شده در دفترچه تلفن اتوماسیون اداری
- امکان ارسال فکس فرم های سازمانی تولید شده در اتوماسیون اداری به صورت مستقیم
- دریافت گزارش از وضعیت فکس های ارسالی (شامل ارسال کامل ، ارسال ناقص ، خط تلفن اشغال ، تماس بدون پاسخ)
- و ده ها قابلیت دیگر
نتیجه گیری
در نهایت، استفاده از نرم افزار فکس الکترونیک به جای دستگاه فکس سنتی نه تنها مزایای اقتصادی و زمانی دارد، بلکه با ارتباط با اتوماسیون فرزین، میتواند فرآیندهای اداری را به طور چشمگیری بهبود بخشد. این تغییر نه تنها باعث افزایش کارایی میشود، بلکه به سازمانها کمک میکند تا در دنیای رقابتی امروز بهتر عمل کنند.
با توجه به پیشرفت فناوری و نیازهای روزافزون کسب وکارها، نرم افزار فکس اتوماسیون به عنوان یک ابزار کلیدی در مدیریت ارتباطات سازمانی شناخته میشود. این نرم افزارها با ارائه راهکارهای نوین، میتوانند تجربه کاری را تسهیل کرده و به سازمانها کمک کنند تا در مسیر رشد و موفقیت قرار گیرند.
برای موفقیت در استفاده از فکس الکترونیک و اتوماسیون اداری، سازمان ها باید:
- آموزش پرسنل: آموزش کارکنان در زمینه استفاده از نرم افزارهای جدید ضروری است.
- انتخاب نرم افزار مناسب: انتخاب نرم افزار فکس اتوماسیون که متناسب با نیازهای سازمان باشد، بسیار مهم است.
- بررسی امنیت: امنیت اطلاعات ارسالی و دریافتی باید مورد توجه قرار گیرد تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
با توجه به این نکات، سازمان ها میتوانند از مزایای فکس الکترونیک بهره برداری کرده و فرآیندهای اداری خود را بهبود بخشند.