تعریف اتوماسیون اداری
تعریف اتوماسیون‌های اداری در این بیست و اندی سال و با توجه به رشد و توسعه این دست سامانه‌ها، دستخوش تغییرات زیادی شده است اما در این کتاب متفاوت از هر آنچه تاکنون شنیده یا خوانده‌اید به تعریف اتوماسیون اداری می‌پردازیم.
برای کلمه اتوماسیون اداری در لاتین (Office Automation) تعابیر مختلفی آمده است، در خارج از فرهنگ اداری ایران به مجموعه ابزارها و روش‌های اطلاق می‌شود که به‌واسطه کامپیوتر امکان ذخیره‌سازی، پردازش و انتقال داده‌ها را در یک شرکت یا مجموعه فراهم می‌سازد و نهایتاً موجب خودکار سازی، ساده‌سازی و بهینه‌سازی روال‌های اداری و سازمانی می‌شود.
در تعریف دیگر آمده در دانش‌نامه آزاد ویکی‌پدیا از اتوماسیون اداری با عنوان «خودکارسازی اداری» یاد شده است و به عنوان مجموعه‌ای از روش‌های کاری نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود شناخته‌شده و در تعاریف کلی اتوماسیون‌های اداری به سه وظیفه اصلی آن‌ها اشاره‌شده است. ذخیره اطلاعات، تبادل اطلاعات و مدیریت داده‌ها
1: ذخیره اطلاعات: تمام مراحل مربوط به ثبت و ذخیره‌سازی اطلاعات سازمانی، چون نامه‌ها، فرم‌ها، اطلاعات‌پایه سازمانی و کلیه مستندات ارزشمند اداری یک سازمان به عهده اتوماسیون اداری است.
2: تبادل اطلاعات: در کنار مؤلفه دیگر، تبادل اطلاعات نیز از اهمیت بسیار زیادی بر خوردار است، مطابق با یکی از اصلی‌ترین اهداف اتوماسیون‌های اداری یعنی حذف کاغذ، در کنار ذخیره‌سازی اطلاعات و برای تکمیل و انجام فرایندهای اداری نیاز است که اطلاعات ذخیره‌شده در اتوماسیون بین واحدها و کارکنان سازمانی به گردش در بیاید.
یک مثال ساده می‌تواند توضیحات فوق را به سادگی تکمیل نماید، شما یک فرم درخواست مرخصی ساده در یک سازمان را در نظر بگیرید و در این الگو قرار دهید، فرم الکترونیک در اتوماسیون اداری تکمیل و تولید می‌شود (ذخیره اطلاعات) و پس از آن جهت تکمیل فرآیند تأیید و امور اداری بین کارتابل مدیر واحد، مدیران ارشد و نهایتاً واحد اداری آن مجموعه به گردش در می‌آید (تبادل اطلاعات). یک مثال ساده از دو وظیفه اصلی اتوماسیون‌ها و نهایتاً رسیدن به انجام فرایند مرخصی بدون نیاز به کاغذ و البته بسیار بهینه‌تر از حالت سنتی.
3: مدیریت داده‌ها: شما سیستمی را تصور کنید که اطلاعات به‌صورت خام و بدون کنترل در آن ذخیره می‌شود و به گردش در می‌آید، قطعاً این روش نه‌تنها باعث رفع نیازهای یک سازمان نمی‌شود بلکه به هم ریختگی و آشفتگی در آن ایجاد خواهد شد. مواردی چون حدود دسترسی‌ها، امنیت اطلاعات، فرایندهای صحیح و شروط و قوانین سازمانی، همه و همه باید توسط اتوماسیون‌ها کنترل شود. از سوی دیگر با توجه به امکانات نرم‌افزاری و با استفاده از ابزارهای موجود در اتوماسیون‌ها می‌توان مواردی چون محاسبات عددی، کنترل و برنامه‌ریزی، نظارت بر فرآیندها، ایجاد طرح‌های مختلف و ده ها امکان دیگر را در این بستر، مدیریت و استفاده کرد. در ادامه مثال بالا، همان فرم مرخصی ساده را بدون مدیریت داده تصور کنید، فرم بدون هر شرط و کنترل، با هر تاریخ و تعداد روزی ثبت خواهد شد، در صورتی که وظیفه مدیریت داده اینجا اهمیت پیدا کرده و می‌توان با امکانات موجود همه موارد کنترلی و مدیریت را بر روی فرم انجام داد تا اطلاعات به‌صورت صحیح بارگذاری و به گردش در بیایند. در ادامه با دیگر امکانات مدیریت داده‌ها می‌توان اطلاعات و گزارش کاربردی از وضیعت مرخصی‌های یک فرد یا کل کارکنان را مشاهده و محاسبه کرد و اطلاعات کاربردی را در جهت بهبود فرایندهای کسب‌وکار در اختیار مدیران سازمانی قرار داد.
این مثال بسیار ساده‌ای از ذخیره، تبادل و مدیریت اطلاعات در اتوماسیون‌های اداری است، حال این مثال و مدل را به اطلاعات و فرایندهای پیچیده‌تر و مهم‌تر بسط داده تا نقش اصلی این سه وظیفه را با بهتر درک نماییم.
تعریف تجاری از اتوماسیون اداری پیشرفته در کشور:
فارغ از تعاریف و خصوصیات اشاره‌شده در فوق، لازم است به تعریف تجاری نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در کشور نیز اشاره کنیم، زیرا جدا از تعاریف تئوری و علمی، یکی از اهداف اصلی این کتاب بررسی کردن تعاریف عملی و استفاده کاربردی از هر مطلب به ساده‌ترین شکل و با ذکر مثال‌های متنوع و ارائه آن به مخاطب است.
اتوماسیون اداری در کشور به نرم‌افزارهایی گفته می‌شود که در بستر و به‌واسطه شبکه‌های کامپیوتری، وظیفه مکانیزه و الکترونیکی کردن روال‌های سازمانی یک مجموعه را به عهده دارد، از ایجاد و روال مکاتبات اداری و نامه‌ها گرفته تا ایجاد فرم و فرایندهای اداری، بازرگانی، فنی و حتی مالی یک مجموعه. پرواضح است که امروزه مدیران واحدهای فناوری و اداری یک سازمان از اتوماسیون اداری چیزی بیش از یک دبیرخانه الکترونیک و پوشش تنها نامه‌های سازمان انتظار دارند؛ بنابراین یک اتوماسیون پیشرفته واقعی در بازار فعلی کشور بایستی حداقل موارد زیر را به بهترین نحو پوشش دهد.
پیاده‌سازی و ایجاد دبیرخانه الکترونیک
قابلیت ایجاد بایگانی و آرشیو الکترونیک
وجود کارتابل الکترونیک برای کارمندان و مدیران
امکان جستجوی پیشرفته در نرم‌افزار
قابلیت ایجاد و ساخت فرم‌های الکترونیک
قابلیت ایجاد و ساخت فرم‌های الکترونیک
قابلیت ایجاد و طراحی گزارش‌های کاربردی و سازمانی
بستر ارتباطی با سایر نرم‌افزارهای سازمانی
قابلیت ارائه خدمات برون‌سازمانی، همچون میز خدمت و شهروند الکترونیک
قابلیت پوشش امکانات ارتباطی، همچون ایمیل، فکس، پیامک
و ده ها خصوصیت دیگر که در ادامه این کتاب به‌صورت مفصل بدان پرداخته خواهد شد.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون سپنتا
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری