مدیریت و راهبرد ساده و انعطاف‌پذیر
در کنار سهولت در بخش کاربری اتوماسیون‌های اداری، سهولت در مدیریت و راهبرد سیستم نیز از اهمیت به سزای برخوردار است. امکانی که بسته به‌اندازه سازمان، یک یا چندین راهبر و متخصص از آن استفاده کرده و به‌واسطه‌ی آن کاربران، روال‌ها و قوانین اداری را طراحی و پیکربندی می‌کنند. پرواضح است انعطاف‌پذیری و چابکی ابزارها در این بخش می‌تواند به کاربرپسند بودن و سهولت در استفاده و کارآمدی اتوماسیون اداری کمک کند. درواقع مدیر سیستم می‌تواند با استفاده از امکانات منعطف بخش راهبری قسمت‌هایی چون دسترسی‌ها، ایجاد منابع جدید، رفع اشکالات کاربری، تغییرات ظاهری، کنترل امنیت، عیب‌یابی و غیره را در کوتاه‌ترین و آسان‌ترین حالت ممکن انجام داده و به این واسطه در عملکرد کلی سامانه تأثیرگذار باشد. در فصول بعدی از همین کتاب به تفسیر در خصوص امکانات بخش راهبری اتوماسیون‌های اداری صحبت به میان آمده است.
بررسی امنیت و رعایت استانداردهای امنیتی
در اینکه امنیت یکی از مهم‌ترین معیارهای شناخت یک اتوماسیون اداری کارآمد است هیچ شکی نیست. امروزه با گستردگی این سامانه در سازمان‌ها و حجم بالای اطلاعات، موضوع امنیت در جایگاه والاتری نسبت به قبل قرارگرفته است. تا جایی که می‌توان اذعان داشت اتوماسیون اداری با سطح امنیت پایین، علی‌رغم وجود امکانات زیاد، نمی‌توانند به‌عنوان یک نرم‌افزار کارآمد در سازمان‌ها به‌حساب بیاید.
در این کتاب امنیت اتوماسیون‌های اداری به‌عنوان بخش جدانشدنی این حوزه موردبررسی دقیق قرارگرفته شده و می‌توان بامطالعه آن به اهمیت و نکات مربوط به آن پی برد.
سن نرم‌افزاری مناسب
یک محصول نرم‌افزاری، درست شبیه به رشد یک انسان نیاز به گذر دوره‌های مختلف دارد تا به مرحله بلوغ و پختگی کافی برای پوشش تمام نیازهای سازمانی با بهترین کیفیت برسد و به طبع اتوماسیون‌های اداری نیز از این قاعده مستثنا نیستند. یک اتوماسیون اداری کارآمد نرم‌افزاری است که از سن تولید و نسخ ابتدایی آن زمان معقولی گذشته، در سازمان‌ها مورداستفاده قرارگرفته و به‌مرورزمان با رفع خطا و ایجاد نیازهای به وجود آمده به یک اتوماسیون اداری قابل‌اطمینان تبدیل‌شده باشد. یک نرم‌افزار با امکانات خوب و سن نرم‌افزاری مناسب، بسیار قابل‌اطمینان‌تر از یک اتوماسیون اداری با امکانات خوب ولی سن نرم‌افزاری کم است؛ زیرا علاوه بر اینکه باعث رفع اشکالات در ورژن های ابتدای و توسعه امکانات جدید می‌شود، باعث ایجاد زیرساخت‌های اداری و ساختار منظم‌تر پشتیبانی در شرکت‌های ارائه‌دهنده خواهد شد و سازمان‌ها علاوه بر یک نرم‌افزار کارآمد با شرکتی کارآمد و دارای زیرساخت قوی مواجه خواهند شد.
طراحی واکنش گرا (Responsive)
طراحی واکنش گرا روشی است که در آن اتوماسیون‌های اداری تحت وب و صفحات طراحی‌شده در آن نسبت به دستگاه کاربر چون گوشی تلفن هوشمند، تبلت، لب تاپ و انواع مانیتور کامپیوتر خانگی واکنش نشان داده و خود را بر مبنای اندازه صفحه، نمایش می‌دهند. ساختار لایه‌های سامانه به‌صورت شناور طراحی می‌شود که باعث تنظیم عرض صفحه، سایز متن و ... در ابعاد مختلف می‌شود. این عمل به‌صورت کاملاً خودکار صورت می‌پذیرد، بنابراین کاربر حروف و نوشته‌ها را در صفحه‌نمایش کوچک بدون زحمت، بزرگنمایی و جابه‌جایی صفحه به چپ و راست به‌راحتی خواهند و با گزینه‌ها کار خواهد کرد. البته که طراحی اتوماسیون اداری به علت پیچیدگی و گزینه‌های عملیاتی زیاد نسبت به طراحی وب‌سایت‌ها در حالت واکنش گرا دشوارتر است ولی طیف وسیع کاربران موبایل و ضریب نفوذ تلفن همراه در بین آن‌ها باعث شده است چنین نیاز و قابلیتی بیش‌ازپیش موردتوجه قرار گیرد و تولیدکنندگان را به این سمت سوق دهد.
از طرفی در بخش محاسن اتوماسیون‌های تحت وب به این مورداشاره شد که اتوماسیون اداری از بیرون سازمان و بر بستر وب و اینترنت در صورت تأیید سیاست‌های سازمانی قابل‌مشاهده و استفاده است و پرواضح است استفاده از این قابلیت، در اکثر مواقع از طریق تلفن‌های هوشمند، تبلت ها و لپ‌تاپ‌ها صورت خواهد پذیرفت و نرم‌افزارهایی که قابلیت واکنش گرا را در خود ایجاد نکرده‌اند کمتر مورد استقبال مخاطبین و کاربران قرار خواهند گرفت.
پشتیبانی از تمام مرورگرها (Cross Browser)
از دیگر شاخص‌هایی که باید در اتوماسیون‌های اداری مورد بررسی قرار بگیرد این است که سامانه از تمامی مرورگرهای مطرح و پراستفاده پشتیبانی کند، در اصطلاح به این قابلیت در دنیای برنامه‌نویسی Cross Browser، یعنی قابلیت پشتیبانی یک نرم‌افزار تحت وب از تمامی مرورگرها است؛ به عبارت دیگر زمانی به یک اتوماسیون اداری Cross browser گفته می‌شود که در تمامی مرورگرهایی که تابه‌حال ایجادشده‌اند و مورداستفاده قرار می‌گیرند یکسان نمایش داد و قابل‌استفاده باشد.
این قابلیت در کنار واکنش گرا بودن اتوماسیون اداری باعث می‌شود که سازمان‌ها از تمام قابلیت‌های تحت وب و در دسترس بودن سامانه بهره کامل برده و فارغ از اینکه مرورگر ایستگاه کاری آن‌ها چیست و چه خصوصیتی دارد، از تمام امکانات به‌صورت یکسان استفاده نمایند.
البته برخی از تولیدکنندگان تنها بخشی از نرم‌افزار خود را به‌صورت واکنش گرا و cross browser تولید می‌کنند و بخش‌هایی چون راهبری، ماژول‌ها و موتورهای تولید فرم، گزارش و فرآیند و دبیرخانه این قابلیت را پشتیبانی نمی‌کنند که این مورد حتماً بایستی در زمان بررسی و انتخاب نرم‌افزار مورد توجه قرار گیرد.
قابلیت ارتباط با دیگر نرم‌افزارهای سازمانی
فارغ از امکانات و قابلیت‌های که یک اتوماسیون اداری می‌بایست در خود داشته باشد، امکان برقراری ارتباطات دوسویه با دیگر نرم‌افزارهای سازمانی نیز از برتری‌ها و خصوصیاتی است که به کارآمد شمردن آن کمک شایانی خواهد کرد. امروزه در کشور اکثر غریب به‌اتفاق شرکت‌ها با مشکل جزیره‌ای بودن نرم‌افزارهای سازمانی مواجه هستند، به شکلی که نرم‌افزارهای موردنیاز و اساسی سازمان یکپارچه نبوده و هرکدام با یک معماری و تکنولوژی و از یک شرکت تهیه و اجرا شده‌اند. در صورتی که فرآیندهای سازمانی به‌صورت دوسویه نیاز به ارتباط بین این سامانه‌ها دارد. حال اتوماسیون اداری به‌عنوان سامانه اصلی و هسته‌ی اداری سازمان بیشترین نیاز به ارتباط با دیگر نرم‌افزارهای سازمانی را در خود داشته و وجود چنین قابلیتی از مهم‌ترین شاخص‌های فنی یک اتوماسیون اداری کارآمد است.
شایان‌ذکر است توضیح کامل و جامع موضوع ارتباط اتوماسیون‌های اداری با دیگر نرم‌افزارهای سازمانی و البته انواع و چگونگی آن در فصول بعدی از همین کتاب آمده است.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون سپنتا
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری
اتوماسیون اداری فرزین – آی کن